Stand: 2026-10
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und beim Betrieb von Faktavio ist:
IC-Services, Inh. Thorsten Gerds
Hanauer Weg 43
63654 Büdingen
E-Mail: support@faktavio.de · Telefon: 06048-951322
Soweit du Faktavio als Kunde nutzt und darin Daten deiner eigenen Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten verarbeitest, bist du selbst Verantwortlicher; wir handeln dann als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO (siehe Auftragsverarbeitungsvertrag).
2. Hosting und Server-Logfiles
Die Anwendung wird bei STRATO AG, Pasewalker Straße 32, 13127 Berlin in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browserkennung, Referrer). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betriebssicherheit und Fehleranalyse). Logdaten werden nach kurzer Zeit gelöscht, soweit sie nicht für die Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.
3. Registrierung, Konto und Nutzung der Anwendung
Bei der Registrierung und Nutzung verarbeiten wir Firmenname, Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Rolle, Anmelde- und Aktivitätsdaten (Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung, ausgeführte Aktionen) sowie Abrechnungsdaten. Zweck ist die Bereitstellung und Absicherung des Dienstes, die Vertragsabwicklung und die Abrechnung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und lit. f (Sicherheit, Missbrauchsabwehr). Die Anwesenheitsanzeige („online“) und das Aktivitätsprotokoll dienen der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit innerhalb deines Kontos.
4. Cookies und lokale Speicherung
Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein (Sitzungs-Cookie zur Anmeldung, Schutz-Token gegen Fälschung von Anfragen). Zusätzlich speichert dein Browser deine Darstellungswahl (hell/dunkel) lokal. Diese Speicherung ist für den gewünschten Dienst erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist nicht nötig. Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein. Schriftarten und Skripte werden von unserem eigenen Server geladen; es werden keine Daten an Dritte wie Google Fonts übertragen.
5. Kontaktaufnahme
Wenn du uns per E-Mail oder Formular kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO) und löschen sie, sobald der Zweck entfallen ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
6. E-Mail-Versand
Systemmails (z. B. Passwort zurücksetzen) versenden wir über einen E-Mail-Server. Mails, die du aus der Anwendung an deine Kunden versendest, gehen über deinen eigenen Mail-Zugang (SMTP oder Microsoft 365); die Zugangsdaten speichern wir verschlüsselt.
7. Zahlung und Buchführung
Die Abrechnung erfolgt per Rechnung und Überweisung. Rechnungs- und Zahlungsdaten bewahren wir aufgrund handels- und steuerrechtlicher Pflichten (§ 257 HGB, § 147 AO) bis zu zehn Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
8. Empfänger und Drittlandübermittlung
Empfänger sind unser Hosting-Anbieter sowie ggf. Steuerberater und IT-Dienstleister, soweit sie für uns weisungsgebunden tätig sind. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.
9. Speicherdauer
Wir speichern Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Nach Vertragsende kannst du deine Daten exportieren; danach löschen wir sie, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (Details im Auftragsverarbeitungsvertrag).
10. Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Zur Ausübung genügt eine Nachricht an support@faktavio.de. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der für deinen Wohnort oder unseren Sitz zuständigen Landesdatenschutzbehörde.
11. Sicherheit
Die Übertragung erfolgt per TLS-Verschlüsselung. Passwörter werden nur gehasht gespeichert; Zugangsdaten für Fremdsysteme verschlüsselt. Die Daten der Kunden sind logisch getrennt, der Zugriff ist rollenbasiert; optional steht eine Zwei-Faktor-Anmeldung zur Verfügung.
12. Automatisierte Entscheidungen
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
13. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Dienst oder Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.