Häufige Fragen – Administration

Wie lege ich einen Benutzer an und welche Rolle passt? Unter Benutzer → Neu. Rollen: Inhaber (alles inkl. Abo), Administrator (ohne Abo), Buchhaltung (Belege, Zahlungen, Berichte), Mitarbeiter (eigene Zeiten), Nur Lesen.

Wie bekomme ich ein neues Passwort, wenn ich es vergessen habe? Auf der Anmeldeseite Passwort vergessen wählen und deine E-Mail-Adresse eingeben. Du bekommst eine Mail mit einem Link (60 Minuten gültig). Neue Benutzer erhalten beim Anlegen eine Willkommensmail ohne Passwort. Diese Systemmails verschickt die Plattform selbst – sie hängen nicht an deinem eigenen Mail-Versand für Belege. Kommt nichts an: Spam-Ordner prüfen, sonst den Betreiber fragen.

Wie sehe ich, wer was geändert hat? Unter Aktivität zeigt das Protokoll Benutzer, Zeitpunkt und Aktion; filtere nach Benutzer oder Zeitraum. Anmeldungen und Sitzungsdauer stehen unter Team.

Was bedeutet „online“? Ein Benutzer gilt als online, wenn die App in den letzten zwei Minuten Kontakt hatte.

Ein Benutzer hat sein 2FA-Gerät verloren. Die Zwei-Faktor-Anmeldung ist optional und wird im eigenen Profil verwaltet. Geht das Gerät verloren, wende dich an den Betreiber; ein Zurücksetzen durch Administratoren ist nicht vorgesehen.

Wo ändere ich Firmendaten, Bank und Steuer? Unter Einstellungen. Unvollständige Pflichtangaben werden dort markiert; sie erscheinen auf den Belegen.

Welche Daten sollte ich regelmäßig sichern? Der Betreiber sichert die Datenbank täglich. Für deine Buchführung exportierst du zusätzlich regelmäßig die Berichte (Excel/CSV) und bewahrst die PDF-/E-Rechnungs-Dateien gemäß deinen Aufbewahrungspflichten auf.