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Mail-Versand einrichten

Unter Einstellungen → Mail-Versand legst du fest, wie Belege per E-Mail rausgehen. Nur Inhaber und Admin sehen diese Seite.

1. Versandweg wählen

  • SMTP: Server, Port, Verschlüsselung (STARTTLS 587 oder SSL/TLS 465), Benutzer und Passwort deines Postfachs.
  • Microsoft 365: Versand über Microsoft Graph mit einer eigenen Azure-App. Empfohlen, weil M365 die SMTP-Anmeldung oft sperrt.

Passwörter und Secrets werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Feld leer lassen = gespeicherter Wert bleibt.

2. Microsoft 365 einmalig in Azure einrichten

Der Assistent auf der Seite zeigt die Schritte:

  1. App-Registrierung anlegen (Entra ID → App-Registrierungen → Neue Registrierung).
  2. Verzeichnis-ID und Anwendungs-ID kopieren.
  3. Clientschlüssel erstellen und den Wert sofort kopieren (wird nur einmal angezeigt).
  4. API-Berechtigung Microsoft Graph → Anwendungsberechtigung Mail.Send hinzufügen und Administratorzustimmung erteilen.
  5. Wichtig: Mail.Send gilt sonst für alle Postfächer. Beschränke die App per Exchange-Anwendungszugriffsrichtlinie auf das Absender-Postfach.

Trage Verzeichnis-ID, Anwendungs-ID, Secret und das Absender-Postfach (z. B. rechnung@deine-firma.de) ein. Das Postfach braucht eine Exchange-Online-Lizenz.

3. Testmail

Speichern, dann unten eine Testmail an dich senden. Fehler erscheinen im Klartext (z. B. „Anmeldung abgelehnt“ oder „Mail.Send fehlt“) und im Mail-Protokoll.

Absender und Kopie

Absendername und -adresse, Antwortadresse und „Kopie an mich (BCC)“ stellst du auf derselben Seite ein. Bei M365 ist der Absender immer das eingetragene Postfach.

Mail-Vorlagen

Unter Mail-Vorlagen pflegst du Betreff und Text je Belegart und Sprache. Platzhalter wie {{kunde.name}}, {{beleg.nummer}}, {{beleg.summe}}, {{firma.name}} werden beim Senden ersetzt.

Grenzen

  • Über Microsoft 365 sind Anhänge auf ca. 3 MB insgesamt begrenzt. Größere Mails bitte per SMTP senden oder die Anhänge getrennt schicken.
  • Auf dem Webspace arbeitet der Cron die Warteschlange jede Minute ab; eine Mail kann deshalb bis zu einer Minute brauchen.