Datenschutzanfragen von Kunden

Wenn ein Kunde (oder dessen Ansprechpartner) wissen möchte, welche Daten du gespeichert hast, oder die Löschung verlangt, öffnest du den Kunden und tippst auf Datenschutz. Du bist Verantwortlicher; die Anwendung gibt dir die Werkzeuge.

Frist notieren

Unter Anfragen & Fristen vermerkst du Art der Anfrage und Eingangsdatum. Die Antwort ist innerhalb eines Monats fällig (Art. 12 DSGVO). Überfällige Anfragen sind rot markiert. Mit Erledigt schließt du sie ab.

Auskunft (Art. 15)

Auskunft herunterladen erzeugt eine Datei (JSON) mit Stammdaten, Ansprechpartnern, Belegen (mit Aufbewahrungsende), Zahlungen, Zeiten und E-Mail-Verlauf. Prüfe sie und leite sie an den Betroffenen weiter. Der Abruf wird als erledigte Anfrage vermerkt.

Berichtigung (Art. 16)

Ändere die Daten wie gewohnt über Bearbeiten. Bereits festgeschriebene Belege bleiben unverändert (GoBD); für Korrekturen erstellst du Storno und neuen Beleg.

Einschränkung (Art. 18)

Verarbeitung einschränken sperrt neue Belege für den Kunden (Gutschriften bleiben möglich, weil sie gesetzlich nötig sein können). Die Einschränkung lässt sich wieder aufheben.

Löschung (Art. 17)

• Kunde ohne Belege, Projekte und Verträge: wird vollständig gelöscht.
• Kunde mit Belegen: wird anonymisiert (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, USt-IdNr., Bank, Notizen, Ansprechpartner), Verträge werden beendet, der Kunde verschwindet aus den Listen. Die festgeschriebenen Belege bleiben bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist (8 Jahre für Rechnungen, 6 für Angebote) unverändert – das erlaubt Art. 17 Abs. 3 DSGVO. Sage das dem Betroffenen in deiner Antwort.

Alle Schritte stehen im Aktivitätsprotokoll.